Общий обзор возможностей системы OnWorks

Этот обзор посвящён оптимизации ежедневной работы сотрудников организации, занимающейся в том или ином виде оформлением недвижимости.

Начиная с 2012-го года мы экспериментально внедряем в реальное производство различные подходы и методики в рамках информационной системы “OnWorks”. Технически система представляет собой одностраничный веб-сервис, в котором под своими учетными записями постоянно работают все сотрудники организации в рамках своих полномочий. При первичной загрузке системы в браузер загружаются базовые сведения о текущих проектах, благодаря чему обеспечивается мгновенный отклик при основных операциях. Все остальные данные незаметно подгружаются по мере необходимости без перезагрузки страницы.

Разработчики системы – в первую очередь специалисты в области кадастра недвижимости, кадастровые инженеры, которых не устроили существующие на рынке универсальные программные продукты. В каждой отрасли есть свои особенности ведения бизнеса и выполнения проектов. В нашей отрасли нужно учитывать характеристики объектов недвижимости в условиях постоянных реформ законодательства.

Хотя система может быть полезна специалистам и других смежных профессий, мы расскажем о ней с точки зрения кадастровых инженеров. По определению, кадастровая деятельность – это выполнение кадастровым инженером в отношении недвижимого имущества работ, в результате которых обеспечивается подготовка документов, содержащих необходимые для осуществления кадастрового учета сведения. Также в кадастровую деятельность включается оказание сопутствующих услуг, например сбор необходимых сведений, проведений согласований или подача заявлений. Чтобы было легче понять принципы и методики, заложенные в описываемую систему, рассмотрим стандартный цикл работ по проекту.

Любые работы начинаются с оформления заявки. После первичного общения с заказчиком начальные сведения регистрируются в системе. Если это постоянный клиент, сведения о нём сохраняются в единой базе контактов.

С момента создания заявки начинается работа по проекту различных специалистов. В целом состояние дел по проекту фиксируется в обобщённой панели “Статус проекта”. Отсюда ответственный за проект ставит задачи исполнителям и отмечает выполнение типовых задач и изменение статуса. Например, когда заключен договор и получен аванс, можно считать, что проект перешел в статус “В работе”.

Все задачи по бухгалтерии отображаются также в разделе сведений о проекте. Здесь же учитываются все движения средств с возможностью импорта из стороннего программного обеспечения. Классифицируя расходы, можно анализировать их распределение по типам в течение месяца. Отдельные задачи, как обычные, так и связанные с оплатой, можно скрывать. К таким задачам имеют доступ только лица с достаточными правами.

Чтобы оформить перепланировку, провести кадастровый учёт, зарегистрировать право или совершить иное действие с недвижимостью требуется выполнить ряд шагов по определенному алгоритму. Алгоритм в каждом конкретном случае складывается из отдельных предусмотренных законодательством услуг, которые предоставляют различные организации. У некоторых услуг бывают варианты, для разных вариантов необходимы различные исходные документы.

Для решения проблемы подбора необходимых сведений, мы взяли ключевые нормативно-правовые акты (НПА) и составили реестр сведений об основных услугах и документах. Применение каждого документа в каждой ситуации обосновано цитатами из НПА.

Также мы составили подробный классификатор видов недвижимости и связали его с реестром услуг. Классификатор включает в себя основные виды недвижимости (здание), подвиды (гараж) и характеристики (объект является объектом вспомогательного использования). Каждый подвид объекта недвижимости определяет свой набор характеристик.

Итак, на этом этапе менеджер или кадастровый инженер собирает и сводит в единую форму всю доступную информацию по объектам недвижимости: вид объекта по классификатору, номер, площадь, адрес, имеющиеся документы и т.д.

Составлять алгоритм выполнения каждого этапа легче от обратного. Например, рассмотрим стандартное уточнение границ земельного участка. Это и будет наименованием первого этапа технического задания.

Допустим, что финальным отчётным документом будет межевой план. Найдем соответствующую услугу быстрым поиском по первым буквам названия исходящего документа. Исходя из выбранного варианта услуги и характеристик объекта недвижимости система подберёт необходимые входящие и исходящие документы.

Теперь мы видим, что некоторые документы у нас уже есть от заказчика (СНИЛС), а некоторых не хватает (Акт согласования и др.).

Выбрав недостающий документ, мы можем быстро добавить соответствующую услугу, результатом выполнения которой он является. Так мы за минимальное время можем полуавтоматически выстроить полный и нормативно обоснованный алгоритм выполнения работ.

Таким образом можно как в конструкторе составлять любые технические задания на производство работ в своей области. Укажите о каком виде недвижимости идет речь, что нужно сделать, и система подскажет вам как достичь результата.

После настройки в удобном графическом интерфейсе сроков выполнения работ по этапам и, при необходимости, автоматизированного составления сметы генерируется договор по настраиваемому шаблону.

Сотрудники организации ставят друг другу задачи, привязывая их к шагам технического задания (“Заказать выписку” в шаге “Сбор сведений”). Привязанные к датам задачи отображаются в календаре. Назначенные исполнители получают уведомления о новых задачах, а поставившие задачи – об их выполнении. Отметки о выполнении становятся детальной историей действий по проекту. Для того, чтобы увидеть картинку в целом и не потеряться во множестве проектов и задач, вы можете использовать ряд удобных инструментов:

• рабочий стол, на котором проекты представлены в виде карточек, которые можно произвольно группировать перетаскиванием;
• календарь на неделю с текущими задачами;
• мгновенный поиск;
• обзор текущей загруженности сотрудников;
• расширение для браузера Chrome, автоматизирующее заполнение форм на портале Росреестра.

Дополнительно можно пользоваться картой объектов недвижимости по проекту, генератором доверенностей, детальными отчётами, позволяющими анализировать достигнутые результаты.

Для кадастровых инженеров предусмотрены специальные инструменты:

• ведение согласований местоположения границ с генерацией документов;
• экспорт в Технокад-Экспресс (развитие отложено до появления новых xml-схем).

Между собой сотрудники могут общаться в чате, отправлять из системы электронные письма и короткие текстовые сообщения на телефон. Сообщения можно ассоциировать с отдельными задачами по проектам. Общие для всех события можно описывать в календаре.

Заказчикам можно передавать ссылки на специальные страницы в интернете, где они могут посмотреть общий список текущих заявок и проектов, ознакомиться с подробной информации о каждом проекте или отправить сообщение исполнителю. Отчетную и бухгалтерскую документацию удобно передавать заказчикам, используя распечатанные из системы письма или конверты, на которых выводится информация о проекте и доступе к личному кабинету.

Внутри организации можно вести собственную базу профессиональных знаний в внутренней вики. Добавленные к отдельным, посвященным типовым ситуациям страницам эталонные технические задания используются как основа в работе. Для отдельных страниц можно составлять диаграммы бизнес-процессов в нотации BPMN.

За выполнение задач и закрытие проектов исполнители и ответственные за проекты могут получать условное, настраиваемое вознаграждение в рамках актуальной сегодня игрофикации производства. На вознаграждение можно обустраивать виртуальный аквариум.

В том случае, если гипотетически по какой-либо причине сервер будет недоступен, можно во время восстановления работоспособности воспользоваться запасным сервером.

Ответы на возникающие вопросы можно получить в подробной справке, нужный раздел которой сразу открывается по кнопке в правом верхнем углу каждого экрана. Непосредственно в систему встроено интерактивное обучение наиболее сложным операциям. В сложных случаях можно отправить заявку в службу поддержки.